会計事務所のマネジメントシステム構築支援/九州経営サポートセンター

会計事務所の業務は、税務申告業務が正確・適正であり、顧問先の経営に貢献できる事が必要であり、しかも社会的な信用が得られることが強く求められていることから、組織として的確に行動できることが不可欠である。そのためには、一環した思想に基づいて運営管理体制・方法を体系的に整備し、担当業務を確実に遂行できる職員を養成し、コンピュータ・ソフトウェアなど必要設備を確保して、プロ意識を持って、運営管理していく必要がある。

ＩＳＯ9001に基づく“品質マネジメントシステム”はこれらを実践するのに適したツールであり業務の確立化と工夫の積み重ねを通じて顧問先の信頼を得るうえで役立つものであることから、多くの会計事務所が採用し、実践している。

しかし品質マネジメントシステムの審査登録制度は、国際規約による成約が多く、会計事務所が個別に運営管理して認証を受けるだけでは、有効活用に結びつけるのが難しい傾向にあった。

『会計事務所協同マネジメントシステム協会』は、上述のような現状を打破して、会計事務所にとって本当に有意義で役立つ品質マネジメントシステムとし、積極的に有効活用できるようにすることを目的として設立された。

本協会は、平成１９年より、複数会計事務所によるＩＳＯ（品質）の認証取得の準備に取りかかり、翌年の１月、複数会計事務所による品質マネジメントの認証を取得しました。当時は、４会計事務所でしたが、平成２４年は、１０会計事務所で審査を受審しました。　
ここで、“なぜ複数会計事務所による認証取得が必要なのか”と疑問をもたれる事と思います。

約５年間、弊社や他社でISO取得された会計事務所も含め多数の事務所の運用や活用状況など所長先生や事務所スタッフの方から生の声を聞くことができました。

ＩＳＯが定着し、なくてはならないシステムだと話される所長先生の事務所の傾向は、
�@所長先生が常にＩＳＯを意識している。
�A専門家を採用している、あるいはＩＳＯに詳しい人材が所内に存在し、技術面の問題が解決している。
�B不適合が表面化する仕組みができあがっており、改善活動が活発に行われている。

逆に活用できていない事務所の傾向としては、
�@管理責任者の負担増になっている。
�A内部監査等による改善事項が発生しても、マニュアルの改訂がされない。
�B不適合が表面化する仕組みができていないため業務改善につながらず、効果がだせていない。

本協会は、ＩＳＯ取得会計事務所が抱える問題点を解決し、効果的な運用を図れる仕組みがないか、試行錯誤の中たどり着いたのが、多数サイト審査登録（複数組織による取得）です。
特徴としては、
�@協会の品質管理責任者にＩＳＯの専門家を充てていること。
�Aコンサル経験、審査経験、内部監査員養成セミナーの講師経験が豊かな専門家集団がサポートしてくれていること。
ワークシェアリングやカーシェアリングと言う言葉が一時期流行りましたが、専門家のシェアリングと言えるかも知れません。

本協会の具体的なメリットとしては、
�@専門家が毎年各事務所の内部監査を実施することで、事務所の内部監査及び内部監査員のスキルアップが図られること。
�A審査が３年に１回であるため管理責任者や事務所のＩＳＯに掛かる時間が軽減される。
�B事務所業務にマッチした品質マニュアルの改訂の助言及び規格要求事項との整合性の確認も併せて専門家による内部監査の中で実施される。
�C管理責任者のＩＳＯに関する業務負担の軽減。
�D会員事務所間でのノウハウや情報の共有化が図れる。
などがあげられます。

某テレビ局の番組で、ある製造業の現場で、経営者が不具合部品の量に頭を悩ましていると言うレポートをやっていました。内容は、数年前までは、ＱＣ活動が活発に行われ、成果を出していたが、非正規社員を採用する事になったころから人件費圧縮による利益確保が容易になった為、ＱＣ活動がいつのまにか、おざなりになり、景気後退の煽りを受け、注文が急激に減少、コスト削減の見直しを図ったところ、不具合の多さに驚き再度ＱＣ活動に力をいれるよう檄を飛ばしている内容のものでした。
ここで言わんとする事は、ＱＣ活動は継続し続けるからこそ、その組織の風土になるのであり、一度歩みを止めたら、同じ体勢を構築するのに何年もかかると言う、事例だと思います。ＩＳＯも同様の事が言えます。

ＴＫＣ全国会の会長であった、飯塚毅著「職業会計人の行動指針」で一週二点改善のすすめについて、次のように記述しています。
『皆さんには必ず同業者がいるはずです。よく同業者を調べる。「これとこれとこれが弱点。よし！」とガッチリとつかむ。そして、それら全部を克服してゆくプランを実行せよ。これが生き残る最短距離だ、ということです。だから極めて簡単なんです。その弱点は決して一つではない。多ければ多いほど良い。実は同業者の弱点というのは何十項目とあります。
会計事務所を創設して、私がそこに気がついたのは、４年目の時です。
あっ！と気がついた。それで、「一週二点改善」これだ、これでいくぞと決心した訳です。
一週二点改善というと、一年間は約五十週ですから一年間に百項目の改善がおこなわれる。知らん顔して、同業者にだまって二年間、一週二点改善を続ける。気がついたら、二百項目改善されている。そうなればもう同業者は、逆立ちしても追いつけません。そうではありませんか。
つまり会計事務所は非常に多くの弱点を持っているので、その弱点を残さずかき集め、それらを残さず乗り越えられれば、完全に生き残る最短距離がそこにあらわれるように考えてください。』

ＩＳＯの真髄は、ここにあると私自身は思っています。不適合が表面化する仕組みを作り、業務改善や事務所全体の改善活動まで、踏み込めるか否かが、ＩＳＯ導入の成功と失敗の分岐点のよう思います。
一週二点改善を維持することが、業務改善につながる事は、頭では理解していても、なかなか取り組めないのが実状だと思います。しかし、仕組みとして取り入れる事は可能です。先の見えない時代だからこそＩＳＯを研究されては如何でしょうか。

最後にＩＳＯ取得事務所の職員の声を掲載します。ご参考下さい。
�@トラブルや問題が、個人から事務所全体の共通の情報として認識され、ルールや仕組みを見直すといった、是正処置、改善と繋がっていくことが良い。
�A事務所業務について、教える方も教えられる方も、よく勉強するようになった。
�B職員間で、業務、情報の共有化ができるようになった。
�C内部監査により、自分達の業務を客観的に見られるようになり、巡回監査時に問題点に対するアドバイスができるようになった。又、そのことが、業務改善に繋がるようになった。
�D事務所業務について、よく考えるようになり、事務所の業務レベルが上がった。
�E業務に関する事柄について、不適合是正記録を作成することにより、「問題」を再び起こさないと言う意識が高まった。
�F個人別の目標設定により、グループ学習を行うなど、向上心が芽生えた。
�Gミスの発表を行うようになり、再発防止につながっている。